中小企業の場合、コンシューマ向けのパッケージofficeを家電量販店などで購入して使用しているケースがある。
実際にあった事例ですが、例えば鈴木さんという社員がいたとします。
この方のために、OFFICE 2013 Personal が必要になりました。低価格なパッケージを購入してインストールしたのですが、1年後に鈴木さんは退職してしまいました。
パッケージ製品のため、他の社員のパソコンにインストールも可能です。
そのため次に入社した佐藤さんという社員のパソコンにインストールしようとしたところ、問題が発生しました。
マイクロソフトアカウントは変更できない？
office2013からはダウンロードインストールが基本です。
そのため、最初に使用した鈴木さんもダウンロードしてインストールしましたが、ダウンロードの際にマイクロソフトアカウントが必要です。
鈴木さんは自分の社内メールでマイクロソフトアカウントを作成して、ダウンロードしましたが、この際にパスワードも設定しました。
鈴木さんが退職後、鈴木さんがどんなマイクロソフトアカウントを使用していたか？ パスワードは何かという情報は一切引き継がれませんでした。そのため、せっかくパッケージはあるのですが、インストールできない状態に。
この状況をマイクロソフトに相談するため、アンサーデスクという窓口に連絡。
以下の3点を相談しました。
１．マイクロソフトアカウントがわからない。
２．パスワードもわからない。
３．できればマイクロソフトアカウントとを別のメールアドレスにしてOfficeをインストールしたい。
→ 佐藤さんのメールアドレスをマイクロソフトアカウントにしてofficeをインストールしたい。
この時の回答は、「マイクロソフトアカウントとOfficeの括り付けを変更することはできない。」とのことで、「パスワードのリセット」と「マイクロソフトアカウントのエイリアス」を推奨されました。
エイリアスとは、新しいメールアカウントを現在のマイクロソフトアカウントに括り付け、そちらのメールからも管理ができるようにする方法だそうです。
現在マイクロソフトアカウノトに括り付けられている鈴木さんのメールアドレスは、削除してしまうと問題があると言われました。
マイクロソフトアカウントは変更できる？
エイリアスを実施しようかと思っていたのですが、途中でうまくいかなくなってしまいました。そこで再度マイクロソフト・アンサーデスクに連絡。
状況を再度説明し、「エイリアスの設定方法を教えてほしい。」と相談。ところが・・・
今度の担当者は、「もっといい方法がありますよ。」と応対してくれた。
「マイクロソフトアカウントとして設定されているメールアカウントを、別のメールアカウントに変更すればいいのです。」とのこと・・・。
さっき「変更できません。」と言われたような。
しかし変更してもらうのがベスト。そうでないと退職した鈴木さんのメールアドレスがいつまでも削除できません。
それではお願いしますと変更してもらいました。
今後の運用
マイクロソフトの回答は担当により分かれてしまい、どちらが正しいのかわかりません。ですが、担当によって異なるということは、今後も「変更できない。」という応対をされる可能性があるという前提で考えた方がよさそうです。
上記のケースを見てわかるとおり、いつか退職するかもしれない担当者のメールでマイクロソフトアカウントを作成すると、思わぬ手間がかかります。
担当に依存しない「部署のメール」とか、「登録用のメール」を一つ準備し、そこへマイクロソフトアカウントを括り付けていく方が、簡単に管理できそうです。
