■メール誤送信防止策
Outlookでの設定方法です。しばらく送信トレイにとどめておくことで、誤って送信したメールをストップできます。
厳密に言えば、「送信したメール」ではなく、メールの送信を遅らせるのですが。
そもそも思い立ったのは、誤送信をしたため。
ある件で取引先の部長に承認をいただいた。そのことについて、実務担当に結果報告をしようと思い、「〇〇部長から承認いただきました。」
・・・と、メールを送信したものの、送信ボタンを押した瞬間、宛先が「〇〇部長」であることに気が付いた。
ほんの一瞬だったが、間に合わず。
すぐにお詫びと訂正のメールを送信したが、こんなことは二度とあってはならないと設定を行った。
■Outlookでの遅延送信設定
「ホーム」タブの「ルール」をクリックし、ドロップダウンメニューより、「仕分けルールと通知の管理」を選択。
「新しい仕分けルールの作成」をクリック。
すべての送信メッセージにルールを適用していいかどうかの確認。「はい」をクリック。
メール送信タイミングを指定。
「指定した時間分後に配信する」にチェックを入れて「次へ」
これで誤送信はなくなるはず。
しかし、問題がないわけではありません。急ぎのメールが送信できなくなります。
先方と電話をしながら、
「今メールを送りました!! 確認してみて下さい」
「・・・何もまだ来ていませんが。」
という状況が発生したりします。急ぎのメールでも送信は1分後になります。