任意団体で一般に公開するメールを作成することになった。その時の作業を記録。
アドレスを公開し、複数のメンバーでメールを受信したい。
収益があるわけではないから費用はかけたくないとのこと。
費用をかけないので独自ドメインの取得はしないことにした。
複数人で受信したいとのことで、当初はプロバイダメールを契約し、サーバーにメールのコピーを残しながら、皆でメール受信することも考えたが、プロバイダメールだと少額ではあるが、費用がかかってしまう。
そのためフリーメールを検討。
容量が大きなgmailを検討したが注意点がある。
gmailは個人利用が原則
法人で利用することの規制はないようであるが、個人利用が原則である。
つまり複数人で同時ログインしたりするのは、違反のようだ。
パソコン／スマホ同時くらいならいざ知らず、多数のパソコンから同時にログインし、作業するのは明確に違反。
以前、営業さんに聞いたことがあるのだが、明らかに複数人で利用しているとわかれば、いきなりアカウント削除になることもあるらしい。
つまり今までのメールの記録も突然全部消えてしまう。さすが海外の企業。日本のように事前に警告を出してくれたりはないようです。
gmailの転送設定
無料のgmailを複数人で使用したいなら「同時ログイン」ではなく、「転送」する方が現実的です。
設定方法は以下の通り。
画面右側にある歯車マークをクリックし、「設定」をクリック。
「メール転送とPOP／IMAP」をクリック。さらに受信メール転送にチェックを入れ、「転送先アドレスを追加」ボタンをクリック。
メールアドレスを登録して「次へ」。
続いてフィルタを登録。
メニューから「フィルタとブロック中のアドレス」をクリックし、「新しいフィルタを追加」します。
フィルタの内容としては件名に「*」、含むに「@」を入力します。
そして「この検索条件でフィルタを作成」をクリック。
以下のような警告が出るが「OK」クリック。
「次のアドレスに転送する」に☑を入れ、さきほど登録したアドレスを選択します。
そして「フィルタを作成」ボタンを押します。
これで転送設定は完了です。転送先は20個までしか登録できません。
有償版 G-suite
法人であれば、有償のG-Suiteを検討するでしょうが、全くの別物です。
G-Suiteを利用するためには、事前に独自ドメインの準備が必要です。MXレコードにGoogleのメールサーバー情報を登録する必要もあります。
任意団体などの小さな団体でのメール共有はgmailで十分でしょう。
しかし同時ログインには要注意です。
メールの返信担当を決め、その人だけがパスワードを把握してgmailにログイン。
担当者だけが返信を行うという運用を心掛けたほうが無難でしょう。
